Những “cú chuyển mình” của cán bộ Swinburne Việt Nam khi tổ chức sự kiện online cho sinh viên

Để sinh viên có những hoạt động sự kiện online giàu tính trải nghiệm, đậm màu sắc quốc tế thì các CB Công tác sinh viên, Dịch vụ sinh viên đã có phải trải qua những “cú chuyển mình” để rút ra bài học quý giá.

“Sẵn sàng kịch bản dự phòng để kịp thời ứng biến”

Đem đến trải nghiệm tốt nhất cho sinh viên khi tổ chức sự kiện online là một vấn đề khó, nhất là ở những chương trình đầu tiên khi mà cán bộ CTSV Swinburne Việt Nam chưa thực sự thích nghi được với bước chuyển đổi số này.

Theo chị Nguyễn Minh Ngọc – cán bộ Phòng CTSV Swinburne Việt Nam cơ sở Hà Nội, chương trình offline có thể kiểm soát chất lượng một cách trực quan nhưng sang hình thức online thì “chịu chết” vì đa phần sinh viên tắt micro và camera. Những bất cập nằm ngoài tầm kiểm sát nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng như kết nối mạng, trục trặc kỹ thuật phía khách mời… cũng có thể khiến công sức của cả ekip “đi tong”. Vì thế, các thành viên luôn cầm sẵn trên tay kịch bản dự phòng trong suốt chương trình để kịp thời ứng biến.

Mặc dù vậy, các sự kiện online mang tới trải nghiệm quốc tế tốt hơn rất nhiều so với sự kiện truyền thống. Internet loại bỏ trở ngại về địa lý, giúp chúng ta có thể kết nối toàn cầu. Để sự kiện online mùa dịch có thể thu hút hơn, chị Minh Ngọc đã tìm nhiều phương thức mới để thay đổi.

“Lựa chọn nội dung truyền tải và những khách mời truyền cảm hứng là hai vấn đề quan trọng nhất. Bên cạnh đó, mình còn thay đổi từ cách thức tổ chức, cập nhật và nâng cấp các xu hướng đến cách tương tác với khán giả: thay vì vỗ tay thì hãy comment tại chat box; chỉnh sửa kịch bản và lựa chọn MC có cách dẫn dắt uyển chuyển và linh động hơn…”, chị Minh Ngọc chia sẻ.

Ngoài ra, Phòng CTSV nói riêng và Swinburne Việt Nam nói chung luôn ủng hộ sinh viên tự tổ chức sự kiện. Với sự hỗ trợ từ CBGV, các bạn trẻ hoàn toàn có thể xây dựng những sự kiện mang chất lương ngang tầm với sinh viên quốc tế. Chị Ngọc cho rằng, sinh viên có thể rèn luyện các kỹ năng mềm đồng thời tạo một sân chơi chung để kết nối cộng đồng sinh viên không chỉ trong nước mà còn thế giới.

“Tạo cơ hội cho sinh viên tham gia các sự kiện mang màu sắc văn hóa dân tộc”

Ở một môi trường quốc tế như Swinburne Việt Nam, sinh viên không chỉ học tập mà còn có các trải nghiệm “Student Life” (đời sống sinh viên) để phát triển toàn diện về kiến thức và kỹ năng. Chị Trịnh Thị Xuân Uyên – Trưởng phòng Dịch vụ sinh viên Swinburne Việt Nam cơ sở TP Hồ Chí Minh cho biết: “Dù phải học ở nhà nhưng điều này hoàn toàn không ngăn được sự năng động, tự tin của các bạn. Đặc biệt tại cơ sở TP. Hồ Chí Minh, ngay trong giai đoạn đầu đã có 11 CLB sinh viên hoạt động rất đa dạng, nhiều màu sắc”.

Một trong những trải nghiệm thú vị nhất của sinh viên Swinburne Việt Nam trong giai đoạn Covid-19 chính là tham gia các sự kiện mang tính văn hóa dân tộc đặc sắc như Trung thu. Thông qua nền tảng Zoom, các bạn được xem phần trao giải cho sinh viên xuất sắc, giao lưu trực tuyến với ca sỹ Thanh Duy, thử tài với nhiều boardgame thú vị như Ma sói, Among Us hay Gartic phone. Ngoài ra, phòng DVSV còn hợp tác với bộ phận Đào tạo, Marketing để tổ chức tổ chứ các cuộc thi ý tưởng kinh doanh với quy mô lớn. Những hoạt động này là cơ hội để sinh viên thi tài và giao lưu với sinh viên các trường đại học khác trong và ngoài nước.

“Có thể nói, học online không thể ngăn cản sinh viên có những trải nghiệm thú vị mang tính quốc tế. BTC đã phải cân nhắc về nội dung, khách mời để thu hút sự tham gia cũng như giữ được sự hào hứng của các bạn Gen Z. Cần phải thiết kế chương trình sao cho sinh viên không chỉ ngồi xem thụ động mà còn có thể tương tác với nhau. Đây là điều rất quan trọng vì giá trị cốt lõi của các chương trình là để sinh viên được trải nghiệm và hòa nhập với môi trường mới”, chị Xuân Uyên chia sẻ.

“Tinh thần teamwork tạo ra những hoạt động ý nghĩa cho sinh viên”

“Dàn khách mời khủng là điều không thể thiếu ở hầu hết các chương trình lớn của nhà Swinburne Việt Nam. Những hoạt động này tổ chức cho sinh viên toàn quốc nên các bạn có cơ hội giao lưu, mở rộng mối quan hệ và học hỏi lẫn nhau. Hiểu được những khó khăn và áp lực của gen Z trong mùa dịch nên nhà trường luôn hướng tới những nội dung vui nhộn, hoạt động festival âm nhạc để các bạn có thể giải tỏa áp lực”, chị Phạm Nguyễn Thu Ngân – cán bộ Swinburne Việt Nam cơ sở TP Hồ Chí Minh nói.

Nhớ lại sự kiện “Mid-Autumn Festival”, một sinh viên biểu diễn tiết mục nhảy hiện đại nhưng vì sự cố đường truyền phát sinh nên đã không nghe được nhạc; hay những sự kiện online giai đoạn đầu của trường chưa thật sự lan tỏa đến với nhiều sinh viên… chị Ngân cho rằng, mỗi khó khăn trong khâu tổ chức cũng là một lần trải nghiệm của người cán bộ để có thể rút ra bài học, mang tới những hoạt động tốt hơn cho sinh viên.

Để có thể tạo ra các chương trình giàu tính trải nghiệm và đậm màu quốc tế, các cán bộ Công tác sinh viên đã chuẩn bị kĩ càng các phương án về đường truyền, truyền thông, quy trình tổ chức… Còn với chị Ngân, điều quan trọng nhất để vượt qua khó khăn chính là tinh thần teamwork của các phòng ban giữa hai miền Bắc – Nam nhằm tạo ra những hoạt động ý nghĩa cho sinh viên.

Theo Tổ chức Giáo dục FPT

TRANG TRẦN