Cùng Vlogger Giang ơi chia sẻ Cách viết email chuyên nghiệp

Buổi gặp gỡ và chia sẻ với Vlogger Giang Ơi về chủ đề “Be a Professional Communicator, important much?” đã giúp sinh viên Swinburne Vietnam Alliance Program “bỏ túi” những bí quyết thú vị trong giao tiếp.

Giao tiếp được xem là công cụ “quyền lực” để gắn kết các mối quan hệ với nhau. Kỹ năng giao tiếp sẽ ngày càng hoàn thiện hơn nếu chúng ta thường xuyên rèn luyện và có những trải nghiệm để tích luỹ kinh nghiệm. Nếu giao tiếp trực tiếp là những cuộc gọi hay buổi gặp mặt thì giao tiếp gián tiếp là truyền đạt thông tin qua những dòng tin nhắn hay một công cụ vô cùng quen thuộc – email, và cách viết email như thế nào cho chuyên nghiệp, mời bạn đọc dưới đây nhé!

Vì sao chúng ta phải viết email?

Ngày nay cuộc sống càng trở nên thuận tiện với sự hỗ trợ của các ứng dụng công nghệ như Facetime, Messenger, Viber, Zalo, Skype…Con người có thể liên lạc và kết nối với nhau trên toàn cầu. Tuy vậy điều này không làm mất đi vai trò của email, đặc biệt khi giao tiếp trong công việc và học tập.

Giang Ơi trong buổi trò chuyện cùng sinh viên Swinburne Vietnam Alliance Program

Email giúp chúng ta lưu lại được những thông tin quan trọng. Không giống các ứng dụng khác, email không có chức năng xoá hoặc thu hồi tin nhắn đã gửi đi. Những thông tin quan trọng như hợp đồng, công văn, kế hoạch sau khi gửi đều lưu trữ trong hộp thư để làm tài liệu.

>>> Xem thêm: Những kỹ năng thế kỉ 21 cần có để thành công

Làm việc qua email là một trong những kỹ năng quan trọng giúp sinh viên tránh được những tiếc nuối không đáng có do “đứt gãy” trong giao tiếp. “Khi nhà tuyển dụng hay bất cứ ai khác đọc email của bạn, họ không biết bạn là ai. Vì thế email chính là nơi để bạn thể hiện bản thân mình, sự chuyên nghiệp cũng như tâm huyết mà bạn đã đặt vào việc gì đó. Cách viết email chỉn chu là điều mà bạn nên làm quen ngay từ bây giờ” – Giang Ơi chia sẻ với các sinh viên Swinburne Vietnam Alliance Program.

Giang Ơi bật mí các bí quyết trong nghệ thuật giao tiếp qua email

“Thời điểm tốt nhất để gọi cho tôi chính là email”

Đã bao giờ bạn rơi vào trường hợp “khẩn cấp” với một vấn đề mà bạn đang muốn truyền đạt đến ai đó nhưng lại lo sợ sẽ làm hỏng việc đang dang dở của họ? Theo Giang Ơi, việc gửi email chính là một trong những cách tốt nhất để tránh đi những sự làm phiền không cần thiết. 

“Email cho phép người nhận có khoảng thời gian nhất định để xem xét vấn đề của bạn và đưa ra câu trả lời hoàn thiện nhất. Bạn không nên bất chợt gọi điện cho ai đó và yêu cầu họ phải trả lời bạn ngay tức khắc. Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến yếu tố chính xác của câu trả lời mà còn khiến người khác cảm thấy bị bó buộc” – Giang Ơi nói.

Sinh viên hào hứng với những chia sẻ đến từ Vlogger Giang Ơi

Cũng theo Giang Ơi, email là công cụ giúp loại bỏ những cảm xúc tiêu cực và tránh xảy ra những trường hợp khó xử cho người tiếp nhận thông tin.

“Bạn vẫn luôn cố gắng nỗ lực hết mình và chuyên nghiệp trong công việc. Tuy nhiên, nếu hôm đó là một ngày tồi tệ, việc bạn nói chuyện trực tiếp với một ai đó có thể khiến bạn khó kiểm soát được sự bất ổn về cảm xúc, nhất là qua giọng nói. Khi đó gửi email sẽ là cách hữu hiệu, bởi nó giúp bạn loại bỏ những cảm xúc không phù hợp hoặc không liên quan” – Vlogger cho biết.

Viết email chuyên nghiệp là một “nghệ thuật”

Không chỉ là một hình thức truyền tải thông tin, cách viết email chuyên nghiệp cũng được xem là một “nghệ thuật”, giúp người đọc có ấn tượng tích cực và cảm nhận được sự chuyên nghiệp của người viết. Theo Giang Ơi, một email chỉn chu phải đảm bảo 3 yếu tố cơ bản “Phù hợp – Hiệu quả – Lịch sự” (Be appropriate – Be effective – Be nice).

Một email chuyên nghiệp được đánh giá đầu tiên qua “bộ nhận diện” của mỗi người, bao gồm tên địa chỉ email và ảnh đại diện. “Ảnh đại diện nên là những bức ảnh có màu sắc trung tính. Trong ảnh, bạn không tỏ ra tức giận hoặc giống một người mẫu mà có biểu cảm thân thiện và vui tươi” – Giang Ơi bật mí bí quyết với sinh viên Swinburne Việt Nam.

Buổi workshop chia sẻ cùng Giang Ơi là một trải nghiệm đáng nhớ của các sinh viên Swinburne Vietnam Alliance Program

Một email hiệu quả khi đảm bảo có đầy đủ tiêu đề, mục đích và chi tiết thông tin cần truyền tải. Nói về một số cấu trúc email có thể sử dụng, Giang Ơi khuyên các sinh viên nên chia các nội dung lớn ra thành nhiều đoạn nhỏ. Việc này không những giúp chúng ta kiểm soát tốt hơn nội dung của mình mà còn giúp người đọc nắm bắt thông tin hiệu quả.

Bước cuối cùng chính là đảm bảo được yếu tố lịch sự bằng cách chế tối thiểu việc sử dụng lẫn lộn các ngôn ngữ và tránh đưa cảm xúc vào email. “Không phải khi nào bạn cũng là sự ưu tiên của người khác. Trong trường hợp cần thiết, bạn vẫn nên trình bày yêu cầu thật lịch sự và thể hiện sự tôn trọng, tránh việc hối thúc hay ra lệnh cho họ” – Giang Ơi cho hay.

Qua buổi Workshop, Giang ơi đã chia sẻ về sự quan trọng của email và cách viết email chuyên nghiệp nhất. Hy vọng rằng bạn đã trau dồi thêm cho mình một kỹ năng quan trọng. Hãy áp dụng ngay để tạo nên những email chất lượng nhất bạn nhé!

TRANG TRẦN